沈阳软件公司-沈阳软件开发-沈阳凯安信通有限公司

1、 通过辅助输入、自动计算、自动生成单据等方式方便日常业务操作，提高工作效率

-我用笔记一下就行了，还要录入电脑那么麻烦？

辅助输入：   

a）对于商品名称、条形码等数据，一般都要求使用者预先输入系统，这样在录入单据时就可以用拼音简写快速录入，或者使用条码枪等设备加快输入速度。对于客户、业务员等常用的其它信息也是同样的道理。

b）对于单据、基础资料的编号等信息我们可以预先设置编码规则，在输入时自动生成。

c）对于单据的日期，一般使用当前日期作为默认日期。

d）对于基础资料、业务数据等的一些属性，我们可以设置其默认值。

e）出于业务数据中的各种关联，我们可以调整当前的默认值，例如在输入联系人的电话时，软件可以默认填入其所属公司的电话号码。

f）对于相似的基础数据或者业务数据，可以使用复制添加功能加快录入速度。

自动计算：     各种业务数据往往存在大量的内在关联。通过将这些关联固化在软件中，用户在使用时只需录入各项参数，系统自动根据固化的运算逻辑得出用户需要的结果。当然，这些逻辑只能由程序员事先编入程序，也就是“教会”电脑怎么计算，而各种行业也有五花八门的各种计算公式，用于不同的用途。常见的例子有：使用先进先出法计算库存成本、根据商品体积分摊运费、根据提成公式计算业务提成等等。

生成单据：     现在企业间的单证来往（例如销售单、报价单等），包括企业内部部门间的单据（例如入库单、包销单等）交流往往都要求电脑打印的格式。大部分企业仍然使用Excel或其它office软件编制单据用于打印。而企业如果使用了适用的软件，则只需按软件提供的方式输入单证数据，保存后直接打印即可。

2、 以关联数据库形式保存各种业务数据，积累宝贵信息，供日后查询和分析

-以前的生意做就做了，把单子留下来钉起来就行了。

保存数据：    所谓温故而知新，企业的历史运营数据对于日后经营发展中的管理和决策都具有重大的意义。而传统的纸面操作往往会占用大量的办公空间，而且不能长久保存。而适用的软件能做到：在方便数据录入、单据生成的同时将数据保存起来。

便于查询：    使用传统的纸面文件归档，往往只能通过日期、客户等单一属性将文件分类归档，这给翻阅历史数据带来严重的麻烦。例如仓管人员使用的商品分类账，一个商品就必须占用一页纸，仓管人员登记一张入库单就必须将单内产品逐个挨页找到，而日后编制总账时则更是麻烦。而适用的软件则将单据中的各种属性以关联数据表的形式分别储存，在查找的时候可以多种角度进行查询，极大的加快了历史数据翻阅的速度。

3、 以各种方式组织、汇总数据形成报表，方便管理者统计和分析，提高管理水平

-电脑和人脑比起来，哪个更快，哪个更聪明？

如上所述，各种业务数据在软件系统里是以关联数据库的形式储存起来的，这就为今后对历史数据进行各种角度、各种形式的组织、筛选，进一步以报表、图表的形式展现在管理者面前提供了可能。

例如：在每张销售单里，我们保存了销售的日期、客户、业务员、以及商品的数量、价格、成本等明细信息，那么，从客户的角度我们就可以查询每个客户历史的销售总额、成本总额、毛利总额等等，而对于业务员也是同样的道理；如果从商品的角度来看，我们可以获知各类、各项商品历史的销售总量、总额、均价、最高、最低价、销售成本、毛利等等信息。我们甚至可以时间为角度，纵向观察企业的历史营运状态。

上述的报表都是以表格的形式出现，而对于分类、分项的统计报表一般可以饼形图的形式绘制图表，例如在饼形图里对比各个客户的销售额等等。对于以时间为角度进行分析的报表，则可以绘制成折线图的形式，例如在折线图里对比每天、或者每月的销售总额。

上述的这些报表和图表，如果以手工形式、或者借助简单的excel软件编制，每一张都至少要花费几个钟头的时间，而使用合适的软件系统，每一张图表的生成只需眨眼的瞬间。

对于使用过软件的用户，很多会抱怨软件提供的报表不够丰富，或者不能适应企业的特殊需求，而觉得电脑还不如人脑聪明。在这里首先必须肯定的一点是，电脑的速度再快，也不会知道储存在数据库里面的数据是什么意义，所有的数据在它看来不过是文本或者数字而已。而所有的统计分析功能都是程序员根据用户的需要，以编程的方式“教会”电脑的。因此，适用的软件不但要提供尽可能多、尽可能符合用户需求的统计报表，而且还应该有一定的可扩展空间，可以在用户提出新的需求时予以满足。

4、 秘书功能，通过日程管理、事务提醒等功能管理好日常业务

-下午有份文件要传，明天有个会议…要记住的事太多，老板又没配秘书给我？

上面所说的内容大部分与软件的数字、逻辑运算功能有关，在这里要特别提一下软件的日程管理、事务提醒功能。换句话说，适用的软件不仅是用户的财务分析师，还能充当用户的秘书，它管理的数据不仅仅与企业的金钱、数字有关，也能体现与时间、事务相关的内容。

这方面的功能其实不止于根据用户人工输入的日期、活动内容在屏幕上提醒。如果与特定行业的业务逻辑相结合，软件可以根据一些预先设定的参数自动生成一些智能提醒，在进销存系统的例子有：当某项商品库存低于警戒线时，提醒采购部门购进；在某笔销售款超过付款时限时，提醒财务部门追缴。在会员管理系统的例子有：当会员的生日将近，提醒管理者进行祝贺等等。

软件在此方面能实现的功能其实数不胜数，关键在于软件的设计人员能否亲身体验用户的业务流程，而为其作出贴心的设计。

5、 将企业内部管理制度融入系统，规范业务流程

-装了一套理念先进的软件，是否我的管理水平立刻就会提高？

常见的例子有：a）通过权限设置管理每个员工可以使用的软件模块、功能，以及管理每个人可以看到的信息。b）设定一些数额的限制，来管理例如客户的信用额度、业务员的折扣额度、每月的报销额度等等。c）设计审批制度，要求一项单据在生效之前须经过哪些部门、哪些上级的核准方能生效。事实上软件系统正在以越来越多的形式参与到企业的管理制度、业务流程中。

这方面的功能实际上是用户使用软件最深层次的需求，也是最难实现的需求。第一、企业的经营形式灵活多变，甚至同处一个地区、一个行业里的各个企业，都因为各种历史原因产生了不同的经营管理模式，要知道，毕竟企业的老板不是毕业于同一所大学、或者读的是同一本书。那么，即使软件的设计参考了行业内多家企业的经营模式并提供了相当多的可设置参数，往往也只能满足各家企业80%左右的功能。要知道，如果每一家用户使用时都必须对通用版本进行修改，那么会极度加大软件的实施成本。第二、当前中国企业的管理水平相对较低，而实际操作人员的知识水平往往也很低。例如企业招募的会计文员，有时是一些不懂电脑的老会计，有时是老板的近亲，即使完全不懂财务也被录用，情况较好的也就是一些中专毕业的年轻文员，而这些人又往往因为没有工作经验、知识水平不足而无法深刻理解所处行业的管理需求、财务特点，进而养成错误的单据、报表编制习惯，在使用正规的管理软件时反而很难适应。第三、目前中国的软件行业从业人员，往往为了追求短期的利润，向企业鼓吹用了他们的软件就能怎样大幅度的提高管理水平、工作效率，隐瞒了软件的实施需要与企业自身的管理模式相吻合，与企业当前的管理水平相结合的重要事实。因此，往往即使是真正有用的软件最后也很难实施成功。

因此，软件的使用与实施需要与企业当前的管理水平、人员素质的提高同步进行。对于没有用过软件的用户，可以建议其从较通用的财务进销存软件开始使用，并以Excel等软件进行必要的补助。当用户有进一步的需要，或者急需一套软件来解决某一项通用软件无法解决的管理瓶颈，再进一步为用户挑选或定做合适的软件系统。另外，要展现我们的专业素质，获取用户的信任，在实施软件的同时把用户原来的一些不规范的地方纠正过来，而不是靠开发部门去迁就用户原先的不规范做法。